Lưu hồ sơ hiệu quả là phương pháp tối ưu thời gian, công sức và chi phí của một doanh nghiệp, giúp quản lý lượng hồ sơ, tài liệu của công ty một cách khoa học hơn.
Lưu trữ một lượng giấy tờ, tài liệu khổng lồ chưa bao giờ là công việc đơn giản đối với doanh nghiệp nói chung cũng như các nhân viên phòng hành chính nhân sự nói riêng. Hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tham khảo một số phương pháp có thể giúp bạn tối ưu được lượng giấy tờ khổng lồ ấy một cách khoa học và hợp lý nhé.
Phân loại hồ sơ cần lưu trữ
Trong các loại hồ sơ chắc chắn sẽ có nhiều loại với mục đích sử dụng và giá trị khác nhau, dựa vào nhiều yếu tố chúng ta sẽ tiến hành phân loại cho chúng
Hồ sơ hành chính văn phòng
- Các giấy tờ văn bản quy phạm pháp luật, các quy định nội quy của công ty và quản lý cấp cao.
- Hồ sơ, tài liệu của các cuộc họp quan trọng, các hội nghị, đại hội.
- Giấy tờ về những trang thiết bị, tài sản, hàng hóa của công ty.
- Các báo cáo về các hoạt động trong năm của doanh nghiệp.
Hồ sơ hành chính văn phòng
Hồ sơ quản lý nhân sự
- Văn bản của các đơn xin thành lập doanh nghiệp, quyết định thành lập hay giấy phép kinh doanh của công ty.
- Giấy tờ các quyết định bổ nhiệm chức vụ ban lãnh đạo, quản lý, chức năng đảm nhiệm.
- Hồ sơ về nhân sự trong công ty, các quyết định tiếp nhận, thuyên chuyển người lao động.
- Các quyết định khen thưởng cũng như kỷ luật đối với người lao động
- Hồ sơ các khoản về bảo hiểm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp,…
Hồ sơ về hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Hồ sơ về các kế hoạch, chiến lược hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
- Văn bản về kế hoạch tài vụ.
- Các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán,…
Hồ sơ lưu chứng từ
Hồ sơ kỹ thuật
- Các hồ sơ về mẫu thiết kế, bản quyền sở hữu của công ty.
- Tài liệu về các trang thiết bị, máy móc, bằng sáng chế,…
Hồ sơ tài chính, kế toán
- Giấy tờ các khoản dự toán, quyết toán kinh phí.
- Hồ sơ kiểm tra các khoản thu chi, tài sản doanh nghiệp hàng năm.
- Các kế hoạch, báo cáo tài chính.
Ngoài ra, tùy vào đặc thù mỗi doanh nghiệp sẽ có thêm các loại hồ sơ, tài liệu khác cũng như chúng ta có thể phân loại thêm một mục nữa bao gồm các loại giấy tờ không quá quan trọng.
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Sau khi phân loại chúng ta sẽ tiến hành sắp xếp hồ sơ theo một cách khoa học để dễ dàng, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
- Sắp xếp theo thời gian: những tài liệu có cùng cột mốc thời gian diễn ra, chúng ta có thể phân thành một nhóm và sắp xếp theo khoảng cách thời gian từ gần tới xa.
- Sắp xếp theo bảng chữ cái: dựa theo tên của các giấy tờ, sắp xếp khoa học theo bảng chữ cái cũng chính là giải pháp giúp bạn tối ưu lượng tài liệu của công ty.
- Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ công việc: công việc đã giải quyết, công việc chưa giải quyết hay công việc đang chờ phản hồi,…
Sắp xếp hồ sơ chứng từ
Bảo quản, kiểm tra thường xuyên
Cuối cùng, để bảo quản hồ sơ một cách tốt nhất bạn cần phải thường xuyên tiến hành vệ sinh, xịt khử mối và các côn trùng gây hại nhằm phòng tránh các yếu tố ngoại vi làm hư hỏng giấy tờ của bạn. Không những vậy để đảm bảo giấy tờ không bị mất, thất lạc bạn nên thường xuyên kiểm tra cũng như tiến hành cập nhật thêm những tài liệu mới cho kho.
Bảo quản, kiểm tra hồ sơ
Các bài viết bạn có thể tham khảo:
- Địa chỉ thay mặt kính Oppo Reno 2, Reno 2F lấy liền giá rẻ
- Làm thế nào để chọn máy Photocopy có màu phù hợp
- Vì sao nên thuê văn phòng tại quận Tân Bình
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo giải pháp sử dụng thuê các dịch vụ lưu hồ sơ để tối ưu thời gian của doanh nghiệp. Hiện nay, các dịch vụ lưu hồ sơ cũng đang rất được các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng nhờ sự tiện dụng, tiết kiệm chi phí, thời gian mà nó mang lại.
Bên trên là những giải pháp quản lý hồ sơ hữu ích mà chúng tôi nghĩ sẽ có ích cho doanh nghiệp của bạn bởi vì đây là một phương pháp khoa học không chỉ giúp văn phòng của bạn gọn gàng, ngăn nắp mà nó còn tiết kiệm cho bạn chi phí và thời gian mà bạn phải bỏ ra để lưu chứng từ.
Nếu quan tâm đến dịch vụ lưu hồ sơ để tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn tận tình nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
- Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
- Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com
Tác giả: Hoàng Nam